仕事のタスク管理をする中で、いろいろ試行錯誤してみました。
専用のタスク管理アプリもたくさんあるので、専用が良いだろうと思って試してみましたが、結局Notionに戻ってきました。
専用より一元管理
タスク管理専用アプリを使ってみましたが確かに便利でした。
Apple純正のリマインダーを使ってみたりStructuredというToDo管理アプリも使ってみたりしました。
Structuredはカレンダーやリマインダーアプリと同期して連携された情報を確認しながら管理できるし、Appleデバイス間の同期もできているので機能的には魅力を感じる部分がありました。
実際導入してみて使ってみましたが、正直な感想としては、今の自分のタスク管理に対してそこまでの便利機能は必要はなかったというところです。
いま仕事の情報の全てをNotionで管理しています。
その情報を元にタスクを組んだり、整理したり案件ごとの進捗確認しています。
「やることリスト」というより「案件に紐づいた業務リスト」と言った方がしっくりきます。
だからこそ、Notionに入っている情報があってこそのタスク管理が重要になってくるというものです。
なので、タスク管理アプリ単独がどれほど便利で使いやすくとも、情報と分断されていたらちょっと使いづらく感じてしまいました。
決してアプリが悪いというのではなく、僕の運用に合わなかったというだけで…
ざっくりイメージとしては
- 税理士業務を案件単位で分けて管理
- 案件の中の進めるべき検討事項の項目を立てる
- その検討事項をタスクに細分化する
- 全案件のタスク全てが把握できるように一覧にする（オールタスク）
- 一覧のタスクを日々のToDoとして1週間単位で振り分ける
タスクは1日単位ではなく、１週間単位で見るというようにしています。
急な案件が飛び込んできたり想定していた状況が変わるケースもありますので、優先順位が結構変わったりするからです。
場合によっては今日予定していたタスクを後回しにして３日後に予定していたタスクをすぐ着手しなければいけないケースが出てきたりします。
予定していたけれど、やむを得ず後回しにするタスクはオールタスク（全タスクの管理スペース）に戻します。
このようなタスク管理を可能な限り簡単にシンプルに、かつ元の情報とシームレスにするためには、やはりNotion一択になってしまいます。
アナログ管理はしない
一時期タスクをアナログで管理していた時期があります。
手帳やノートを置いておいて、そこに書いていくというようなものです。
たしかに気軽ではありました。ペンを持てばパッと書けますし目につきやすいですからね。
その時はまだ紙媒体を多少なり使っていた時期だったのでまだ良かったのですが、今は紙媒体はほとんど使わないようになってしまったので、タスク管理のためにノートや手帳を持つのは面倒になりました。
しかも書き出したい時に必ず持っていないというケースもあるので、そうなるとストレスです。
アナログとデジタルを使い分けるということも考えました。
普段は紙を使ったアナログ、出先とかイレギュラーな時はデジタルというように。
そうしてしまうと情報が分断されてしまうし、どこかで擦り合わせる労力が出てきてしまいます。
中途半端に使い分けるのは無駄だと思って「アナログ管理はしないように」ルールづけました。
今までペンでパッと書けていたけれど、デジタル機器（iphoneやPCなど）を持って開いて入力して…と確かにメモする労力は増えたように感じました。
ですが、反対にアナログ管理で使っていた手帳・ノートから脱却できたしペンを使う機会もめっきり減りました。
慣れるまでは抵抗がありましたが、紙は使わない（というか持たない）ようにしたら嫌でも変わらざるを得なかったので、慣れるのは早かったように思います。
「全て」が見られたら安心できる
今ではNotionの管理場所に集約していないと不安で仕方ありません。
「ここに入っているものが今自分がやるべきことの全て」
こう思えるだけで安心感があります。
今まで気持ちのどこかで「まだやり残していることなかったかな..？」と漠然とした不安を感じることがありました。
ですが「Notionに入っているものが全て」となるとそのような不安もなくなりました。
手帳とかでアナログ管理していた時期は、
- 控えたい時に手帳を持っていない→覚えておいて忘れないうちにすぐに記入する
- その場しのぎでiPhoneのメモ帳とかに控えておく→書き直す手間が増える・書くことを忘れる
というような経験がありました。
常に決まった一つの場所に全てまとめておくことでそのようなことは無くなりました。
お客様とお話ししている中でも案件の内容が変わって進捗中のタスクが変わったりすることもあります。
打ち合わせの場だったらそのつもりで手帳やメモ帳も持っているのでいいのですが、ちょっとお会いしてお話ししていて何も持っていないというケースもあります。
そんな時でもiPhoneは持っているので「あっ、いまは確認できない…」ということは全く無くなりました。
その場で更新できるし、共有もできます。忘れないように覚えておく必要もないしその場で全て確認できます。
最近はお話ししている最中でもiPhoneを取り出しても印象悪く感じられることもないでしょうし。
（念の為取り出す時には「確認させてください」とお断りは入れてますが）
便利な機能が盛り沢山の専用の管理アプリより、必要最小限でも自分なりにアレンジして使える方が便利に感じてしまいます。
そのアレンジがしやすいのが今はNotionが一番というところですね。
それでは、また次回。
