紙中心の生活からペーパーレス化に移行するためには労力もかかりますが、それ以上に大事なのは今まで紙でやりとりしていた生活を手放す覚悟と自分なりの明確な目的です。
手放すのには勇気がいります。
その勇気を持っておかなければペーパレス化への一歩を踏み出すことに躊躇してしまいますし、目的がなければ途中で頓挫してしまいます。
紙を手放す覚悟を持つ
紙のやり取りで慣れてきている生活からペーパーレスへ変化させるには覚悟が必要です。
今までずっと紙が当たり前だったなら、今まで通りの現状維持ほど楽なことはありません。
そこからペーパーレス化して急に目の前に紙が無くなり、データになったらどうでしょう。
- 紙があると安心だけど、データは不安
- これからずっとペーパーレスを維持するの大変そう
- データが消えてしまったらどうしよう
- 管理が大変そう
そんな漠然とした不安を吐き出していくと、際限なく出てくると思います。
考えて不安だけ大きくなって結局行動できず、結局今まで通り紙のまま。
その繰り返しという方も多いかと思います。
確かにペーパーレス化は1日2日でできるほど簡単なことではありません。
最初は労力もかかるし習慣づけるまでにも時間がかかるでしょう。
私がいる税理士業界ですが、税理士事務所もまだまだ紙文化で紙でのやり取りの中心のところが多いです。
税理士として仕事をしているとたくさんの顧問先（会社）にも関わっていますが、すべて紙でやりとりしているというところも多いのが現状です。
どれだけ時代の流れで「これからはペーパーレスだ！」と言われても、なかなかペーパーレス化へ足を踏み出して行動に移せているところはほんの一部だなと感じています。
そんな中で変化をさせるのであれば、やはり覚悟が必要です。
ペーパーレス化に興味がある。メリットや効果は少なからず理解してはいるけれど、行動するまでに躊躇してしまう。
どれだけ考えてもやっていけば思いもよらない課題も出てくるし、反対にやってみて見つかるメリットがあったりするものです。
まずは今の紙を手放す覚悟と変化させる勇気を持ちましょう。
ペーパーレス化する目的は？
「時代の流れがペーパーレスだからうちもやらなきゃな」
「周りがやっているからうちも合わせないと」
やらざるを得ないという気持ちから行動に移すのも確かにありですが、そこまで切羽詰まっている状況でもなければ、結局中途半端になってしまいます。
なので、ペーパーレス化する目的を自分の理想のために考えてみましょう。
- 部屋（事務所）に積み上がった書類をどうにかしたい
- 紙を減らして保管スペースをスッキリさせたい
- 持ち運ぶストレスから解放されたい
- どこでも確認できるようにしたい
ペーパーレス化したいという気持ちがあれば、何かしらの目論見が必ずあるはずです。
その目的をしっかり定めて、見失わないようにしましょう。
「ペーパーレス化してこの本棚を手放したい！」というように。
ちなみに私は税理士事務所を運営してますが、一般的な税理士事務所に比べて圧倒的に紙を扱う量が少ないです。
過去の申告書の控えや顧客からの提供書類をコピーとって全て事務所に保管している事務所も多いです。
当然どんどん書類が溜まって書類の保管のために大きな部屋を保管庫（書庫）として持っている事務所も多いです。
決してそれが悪いわけではありませんが、それが当たり前の状況に私はずっとストレスを感じていたこともあり、覚悟を決めて、ペーパーレス化の事務所を作るという目標を掲げて舵を切りました。
私の目論見としては3つです。
- 書類を保管するということがそもそも嫌
- いつでもどこでも仕事がしたい
- 確認したい時にできないストレスから解放されたい
1.は「持ちたくない」というミニマリスト的な思考から自然と思っていました。2.と3.は「場所に縛られたくない」という気持ちから出てきました。
「持ちたくない」
「場所に縛られたくない」
この２つの大きな目的が原動力になって紙中心の生活からの脱却を図る覚悟を決めました。
最初から100％ペーパーレス化は目指さない
ペーパーレスというと、すべての紙を無くす。紙は一切使わないイメージを持っている方もいるかもしれません。
私は最初から100％は目指す必要はないと思っています。
むしろ多少ゆとりを持つことも大事かなと。
最初は一部だけペーパーレスにしてみて、運用してみると何かしら実感するはずです。
目的に近づいていっていることが実感できたら、さらにどんどん進めていけば良いですし。違和感を感じれば無理に進めるのではなく、一旦立ち止まるぐらいの方が良いと思います。
私の事務所もペーパーレスで運営していますが、100％ではありません。
一部の業務ではあえて紙で残している部分もあります。
自分にとっては良いけれど顧問先にとってはかえって不便かなと思ったので、紙のままという決断をしました。
こちらの都合で無理にでも進めることはできましたが、私の中の「持たない」と「場所に縛られない」という目的からは大きく外れないので、良しと判断しました。
このぐらい柔軟な気持ちで進めていけば、意外とペーパーレス化は進めていけるのではないかと思っています。
「紙を全部ペーパーレスに」となるとこれはハードル高いです。私でも躊躇してしまいます。
「まずはこの部分だけ」と小さな部分からチャレンジして運用してみてはいかがでしょうか。
うまく行けばもう少しペーパーレスの範囲を広げてみる。
私もまだまだ道半ばで、もっと広げていける余地があります。
目的を持って、覚悟を決めて、少しずつ取り入れていく。
私は現状のペーパーレスにしたことにより、PC一つで税理士業と発信業のほとんどの仕事が完結できます。
結果的に場所が縛られるストレスも時間に縛られるストレスも無くなりました。
おそらく従来のやり方であれば難しかったでしょう。
最終的には「いつでもどこでも仕事できるから、事務所は要らないや」と言えるぐらいの身軽さで仕事をしたいと企んでいる自分もいます。
それでは、また次回。
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