一人で仕事をしていることもあり、データと情報はより意識して管理しています。
一人だったらどこに情報があっても自分がよくわかってるからいいんじゃない？とい声もありそうですが。
それに甘えていると気付かずに失っているものも多いだろうなと。
「いつでもどこでも」というのはマストで、さらに「どこからでも」ということを意識しています。
デバイスで制約されないように
僕はMacとWindowsの両方を使っているため、デバイス間の制限があるものは避けています。
僕がいま仕事で使っているデバイスは
- macbook
- ThinkPad(windows)
- ipad
- iphone
- Galaxy
これらのデバイスで「どこからでも」同じ情報が見られるようにするということがポイントです。
となるとAppleだけにしか互換性のないアプリやOSに制約があるアプリに情報は入れたくありません。
当初はNASにしようかと考えていましたが、使い勝手のことも考えると少し合わないかなと思い、結果的にGoogleDriveとDropboxの２つを使い分けて運用することに決めました。
そして情報の管理はNotionを使っています。
使い分けとしてはGoogleDriveは編集するようなシートと顧問先との共有データを中心に保管して、Dropboxは書庫のイメージで基本的にPDFデータを中心に保管してます。
顧問先側でDropboxを使っている方も多いので、両方扱っていると何かと共有面でもメリットがあります。
GoogleDriveもDropboxもデバイスに制約はないので、持っているデバイスの「どこからでも」見られます。
これがWindowsのPCじゃないと見られないとか、appleデバイスでないと確認できないのはNGです。
必要な時に必ずしもそのデバイスを持っているとは限らないので。
Notionは事務所の運営管理の情報を一元管理しています。
- 業務リスト管理
- 申告管理
- 業務スケジュール管理
- 顧問先情報管理
- 訪問・打ち合わせ管理
- 学習管理
- ネタリスト（Youtube・blog）
などなど、あらゆる情報をNotionで一元管理しています。
NotionはPCではブラウザ版で使えますし、ipadやiphoneとかGalaxyだとアプリで使えます。
情報もその場所やタイミングでメモしたり記録したりすることが多いので、制約があるのはNGです。
帰ってからやろう、戻ってから確認しようということをしたくないだけですが。
顧問先でパッと情報を出して回答するだけで、先方から凄がられることも多々あります。
大したことしているつもりはないのですが。
データと情報は分散させない
結果的に僕の事務所では
- GoogleDrive
- Dropbox
- Notion
この３つを使っているわけですが、逆にこれ以外には情報を入れないように気を付けています。
ついついデバイス上だけで保存してしまったり、紙のままで放置してしまったり…。
自分の中でこの３つを使うと決めている以上、この３つ以外に情報を分散させないようにしなければなりません。
情報の保管は少し気を緩めると分散してしまいます。
手間が多少かかったとしても、データと情報の保管は手間以上に大事にしなければいけません。
少しの手間を惜しんだがゆえに、多くの損失（時間とストレス）になってしまいます。
乗り換えストレスをなくすために
デバイスも「モノ」なので、いずれ買い替えのタイミングがやってきます。
その時のデータ移行が何よりのストレス。
このストレスを可能な限り無くしていきたいものです。
買い替えなんて、何年かに一回のことなんだからそこまで考える必要なくない？と思われるかもしれませんが、嫌な事は嫌なんです。
「何年かに一回」というのも人により期間が違ってきますが、僕は今のところどちらかというと早めな方だと思っています。
1年に１回とみていた方が良いでしょう。
ということは毎年データ移行に時間を要することを考えただけでも…。
日頃からそのストレスがかからないようにしておきたいものです。
今の運用だったらデータ移行にはほとんど労力はかかりません。
いつ新しいデバイスを導入してもすぐに移行できますしストレスもありません。
少し前にWindows PCを買い替えて今のThinkPadにしたのですが、その時の移行もスムーズでした。
- 税務ソフトのライセンス移行
PDF elementの再インストール - Googleログイン
- デスクトップ版GoogleDrive・Dropboxのインストール
これぐらいでしょうか。PCの初期設定を除いて30分もかからなかったです。
僕の場合、Windows PCの用途は限られているので少ないのもありますが、ストレスになるようなことはありませんでした。
データ移行が面倒だからPCを変えるのが億劫ということをよく聞きます。
気持ちはすごくわかります。億劫です。
一番の商売道具だから定期的に変えないと故障のリスクが大きくなったり遅くなったりと、仕事に不利益になる可能性があります。
だからこそ億劫なことを小さくしてハードルを下げておくこと。
これも大事な一つの仕事です。
それでは、また次回。
