弊所では極力電話でのやり取りを少なくできるように運営しています。
ですがゼロではありません。使うべきところは使っています。
弊所の電話事情を今回はまとめていきたいと思います。
顧問先側には強制しない
まず前提として、電話のやり取りを無くすというのは事務所の運営方針として決めています。
理由としては僕一人で運営させていただいているので、電話をいただいてもすぐに対応できないケースがあり、かえってご迷惑をおかけする可能性があるからです。
まあ、僕が電話が嫌いということも少しありますが…。理由は色々…。
かといってどのような理由であっても、こちらの都合だけで相手に不便をかけるわけにはいきません。
なので顧問先（お客様側）に「電話はダメです。受け付けてません」というような強制をしているわけではありません。
事務所HPに「電話の使用は控える」ような旨を表記していますが、これは弊所の運営方針をご理解いただきたいという意味で、あえて書かせていただいています。
無理に電話を避けることはしませんし、顧問先から相手から電話がかかってきても普通に対応します。
こちらがそのような連絡手段の第一に電話を使わない姿勢を出すことで、相手にも自然と伝わっていきます。
こちらが電話でなくてチャットやメールでやり取りをすれば相手も同じようにやり取りを合わせてくれるようになります。
相手に無理強いするのではなくて、こちら側が徹底することで相手にも無理なく合わせていただくようにしています。
連絡手段ではなくてフォローの手段
電話を一つの「連絡手段」として考えてしまうと、むやみに使ってしまいます。
だって手っ取り早いですから。文書も打たなくていいですし自分の都合でパッとかけて用件を伝えるだけなので。
僕の電話の嫌いな理由が一つでました。そう。電話は自分都合なんですよね。かける瞬間相手にとって良いかどうかわかりませんから。
話がそれましたが、僕は電話は連絡手段とは考えずに、フォローの手段として考えて使っています。
どういうことかというと、メインの連絡手段はチャットやメールの文面を使って伝えているわけですが、どうしても文面では伝わりづらいことがあります。
その時にフォローとして電話で直接言葉で伝えます。あくまで補足という立ち位置で。
情報を伝えるだけでしたら文章だけでもいいですが、感情は伝わりにくいものです。
無理に文章で伝えようとして無駄に長い文章になってしまうのも良くありません。相手も不快でしょうし。
その時に電話を使います。文面でも送りますが、改めて直接言葉で伝えるようにしています。
オンラインミーティングも普及してきたので、最近はどちらかというとそちらでお伝えするケースが多くなってきましたが。
「電話は足りない部分を補うツール」というようなマインドに変えることで、自然と自分の中の電話の立ち位置が変わってきます。
【おまけ】普段電話を使わないが故に…
いま僕の事務所で顧問させていただいているお客様はこのような考えをご理解いただいているので、いざ僕から電話があったら「何事だ⁉︎」と構えられることもしばしば…。
「全然大したことないので、そんなに構えなくて良いですよ、笑」とここまでが挨拶代わりになることも。
「なんかあったんかと思った…」と肩を撫で下ろした様子を見て「あんまり僕から電話かけない方がいいのかな…」と考えさせられる事もあります。
少し特別感があって、それもそれで良いかとも思ってみたり。
どうしても急ぎの時や大事な事こと、特別なことがある時に電話を使うようにしているので、そうなってしまうのは仕方ないですね。
それでは、また次回。
