私のデスク事情にはマイルールをいくつか設けています。その一つとして、
【帰る時にデスクにあっていいのはPCだけ。それ以外はデスク上に置いて帰らない】
です。
途中になってしまった業務の書類も、帰るときは必ず片付けて事務所を出るようにしています。
他の職員からは「何も無いやん！」って言われることもしばしば…。
また職業柄、紙媒体の資料を預かることも多いのですが、使う時は出して、終わったら棚の定位置の場所に毎回戻してを繰り返すことでデスクに物を溜めないように意識しています。
すぐに取り掛かれるように「手に届くところに置いておきたい」という気持ちもわかるのですが、資料が増えてくると身の回りがいっぱいになるのが目に見えて分かるので、それは無しとしています。
様々な業務を並行すると、その分資料の出し入れを頻繁にするため、「不便」とか「効率が悪い」と思われるかもしれませんが、私自身はこのようにスッキリ整理させることを意識することでメリットを感じる場面が多くあります。
それを今回は幾つかご紹介できればと思います。
もし、気になって取り入れたいと思う方は参考にしていただければと思います。
実践するために朝のルーティンの１つに取り入れること
これは朝出社してからでも起床して家でしても良いことですが、今日1日のシミュレーションをして頭の中を整理します。
- 今日1日で着手するタスク
- 外出予定の時間確認
- タスクの優先順位
- 調べ物 など
ちなみに私は、朝目が覚めたらベッドにまだ横になった状態で頭の中であれこれ整理して、整ったら起きて漏れがないかスケジュールを確認するというルーティンが染み込んでます。
このシミュレーションに関しては特段特別なことではなく、毎日されている方も多いと思います。
私自身は普段デスク上に資料が無い（デスクにいるだけでは情報が目に止まらない）からこそ、このシミュレーションをしているかどうかで1日の過ごし方が変わってきますので、大切なルーティンの一つとなっています。
デスク周りをスッキリさせて良かったこと
資料が混在しない
冒頭でも挙げたように、顧問先から紙媒体の資料を預かることが多いです。
例えばA社とB社の資料を預かったとして、自分のデスク上に2社分の資料があったらどうでしょう。
間違って別の会社の処理をしてしまうのはそもそもいけませんが、完了して資料を返却するときに誤って別の会社の資料を混在させてしまって返却してしまうと大変です。信用問題にも繋がってきます。
「自分が置いた物だから位置関係もちゃんと覚えているし、そんなことはない」と思っていたとしても、急に他事をしなくてはいけなくなったり、忘れてしまったりといつ何時何があるかわかりません。
これは絶対に防ぎたいミスです。
なので、私はデスクの上に置く資料は「今から取り掛かる業務に関係するものだけしか置かない」というルールを設けています。これで物理的に混在する可能性は極めて低くなります。
他の業務に移る時はそのデスク上にある資料を全て片付けて、何もない状態で次の資料を出します。
場合によっては、中途半端な状態で次の業務に移ることもあります。片付けてしまうと、どこまで着手して次にどこから始めれば良いのか分からなくなるので、私はnotionというアプリで進捗管理をしています。
ケアレスミスが減る
自分のデスクに様々な業務の資料があると目につきます。
Aの仕事をしていても近くにBの資料を置いてあると、ふと見えたときに「これもやらなきゃ…」と意識が逸れてしまいます。
注意散漫な時にミスは起こりやすいので、今使っていない資料を片付けておくことはミスをしない環境作りとしても有効です。
メリハリがつく
段々と習慣になってくると【片付ける→取り出す】の行動は頭の中の切り替えスイッチのようになります。
業務を終わらせて（切り上げて）その資料を片付ける
↓
一息つける【気持ちの切り替え】
↓
他の資料を取り出して次の業務に取り掛かる
ダラダラと続けずに、メリハリをつけて取り掛かることで目の前の事に集中して取り掛かれるし、ミスの減少にも繋がります。
頭の中がクリアになる
これが私自身が1番良い影響があったと感じられる事です。
身の回りを整理することは、頭の中を整理するということに繋がります。
整理ができていないと頭の中も重くなったり次第に疲れたりしてきます。
そうするとミスも誘発するし、業務の優先順位やタイムスケジュールも間違えてしまう可能性があります。
意識して身の回りを変えていくことで自分の頭の中もクリアになり軽くなっていきますし、ストレスも軽減されました。
達成感を感じて帰れる
帰る時はもちろん、PC以外は何も無い状態で事務所を離れます。
たとえ中途半端に切り上げた業務があったとしても、きちんと定位置に片付けて帰ります。
そうすることで（全て終わらせているわけではないけれど）多少なりとも達成感を感じて帰ることができます。
次の日も出社して自分のデスクを見たときに山積みの資料を見るより、スッキリしたデスクを見る方が気分が良いですよね。
片付ける場所を決めて置くのと、進捗管理は忘れずに
もしこの記事を読んで実践してみたいという方は、次の２点を忘れずに考えておきましょう。
- 片付ける場所の定位置化
- 進捗管理をどうやってするか
片付ける場所の定位置化
まず、片付ける場所を定位置化するということですが、取り掛かっていない資料はデスク以外の他の場所に移すことになります。何も考えずに持っていってしまうと取り出す時に「どこに置いたっけ？」になって、かえって不便に感じてストレスになります。
これは仕事内容に応じて資料の内容も違うので一概に言えませんが、私自身の税理士業務では、資料の種類を大きく分けて２つのパターンになります。
- 顧問先から預かって終われば返却する資料（一時的にあるもの）
- その顧問先に関する情報で事務所で管理する資料（ずっとあるもの）
同じ顧問先の資料であっても、それぞれ混在してしまうといけないので、それぞれに定位置を設けています。
- 顧問先から預かった資料は一時的にあるものなので、一式まとめて決まったスペースに保管（何社分かある場合は、混在しないようにそれぞれまとめて整列させる）
- 事務所で管理する資料はずっとあるものなので、顧問先ごとに管理資料用の別の棚にしまって置く
もっと言うと、その棚の中も顧問先ごとに定位置が決まっているので、取り出すときも探す必要は無いくらいスッと取り出せます。
定位置をしっかり定めておく程、【片付ける→取り出す】のストレスは感じられにくくなります。
進捗管理をどうやってするか
次に進捗管理ですが、方法は人によって様々だと思います。
私はアプリでデジタル管理していますが、紙媒体のスケジュール帳でされる方もいるかと思います。
どちらでも自身の合っている方法でやってみるのがいいかと思うので、色々試してみて決めるのが良いかと思います。
私は予定の管理や業務の進捗管理を更新するのはアプリの方がストレスなくできたのでアプリ派です。
最初はスケジュール帳を使っていたのですが、予定の変更や進捗を記録する必要が出てくる時に限って手元に無いと言うことがありました。それですごくストレスを感じていたので、基本的にずっと持っているiphoneやipadに情報を集約する事にしました。デバイス間の連携機能がついているアプリだと、どのデバイスで記録しても情報がまとまって集約されるので、今では全てデジタルで管理しています。
デスクがスッキリすると身の回りも整理されていく
今回は書類をピックアップしてお伝えしましたが、デスクをスッキリさせると他の身の回りも整理したくなってきます。
例えば引き出しに入っている文具などの小物類も、使っていないものを処分したり必要な人にあげたり、そうしていると使っていない物の多さと本当に必要な物の少なさに驚くと思います。
最初は「これだけで大丈夫かな…」と不安になったりしますが、意外と問題ありません。
少しでも気になる方は騙されたと思って実践してみるのも１つの経験になると思います。
「自分には合わない。違うな…」と思ったら戻せばいいので。
やってみないとわかりません。何がきっかけで自分が変わるかわかりません。
デスクをスッキリさせる事が目的ではない
私も初めからミニマリストだったわけではなく、１つのきっかけで今の考えを持つようになりました。
デスクをスッキリさせるというのも、それが本当の目的ではなくスッキリした環境で頭と心を整理し、仕事をより充実させることが目的です。
今回は、私のデスク事情というタイトルでここまで記事を書かせていただきました。見て下さった皆さんに何か参考になることがあれば幸いです。
それでは、また次回。
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